Hoe timemanagement je helpt focussen

De stapel werk op je bureau groeit gestaag, je inbox loopt vol en de klusjes blijven maar komen. Je zou nu hard aan de slag moeten gaan. Maar in plaats daarvan haal je nog een kop koffie en bel je met Mark van sales om het weekend te bespreken. Vervolgens bekijk je de updates die je hebt gemist op Facebook en ondertussen komt er weer een aanvraag binnen. De klok blijft tikken en je voelt de druk van het werk groeien, maar toch krijg je niets gedaan.

Herkenbaar? Iedereen heeft een eigen manier van werken. De een is van een gestructureerde planning, de ander komt improviserend de dag door. Maar een recept voor efficiëntie kan iedereen wel gebruiken. Weg met afleiding en uitstelgedrag, meer focus en overzicht. En vooral meer gedaan krijgen in minder tijd met een voldaan gevoel aan het eind. Klinkt te mooi om waar te zijn? Probeer dan eens één van deze technieken toe te passen op je dagindeling.

Timemanagement technieken

1. Pomodoro-techniek
2. Eat that frog

1. We beginnen met de pomodoro-techniek (tomaat-techniek)

Hiervoor heb je nodig:

• 1 timer
• 3 lege blaadjes
• en 25 minuten van je tijd

Nu hoor ik je denken: ‘en die tomaat dan?’ Die mag je lekker opeten.

Dit is een klassieker binnen het timemanagement, al sinds de jaren 80 helpt het mensen bij het efficiënt gebruik maken van hun tijd.

Voorbereiding is alles

Je begint met het bepalen van je taken voor de dag. Kies de belangrijkste taken, waar je minimaal 25 minuten mee bezig bent. Heb je veel kleinere taken, probeer deze dan te bundelen. Is er een taak die heel lang duurt, splits deze dan op in meerdere delen. Gedaan?

Bepaal dan nu je pauzes. Maak een lijst met wat je ter ontspanning gaat doen. Kies korte dingen die maximaal 5 minuten duren. Je mag zelf weten wat voor jou werkt. Staar je het liefst 5 minuten uit het raam? Prima! Kijk je op je social media, ook goed. Wil je touwtje springen, je raadt het al, het is aan jou.

Aan de slag

Kies een taak en een pauze-bezigheid en zet je timer op 25 minuten. Je gaat aan de slag met je eerste pomodoro. Werk net zolang door tot de wekker gaat. Geen smoesjes, 25 minuten houd jij ook vol. En onthoud dat de taak niet af hoeft in deze 25 minuten, maar dat het belangrijk is om voortgang te boeken.

Zodra de wekker gaat is het tijd voor ontspanning. Beloon jezelf met 5 minuten pauze. Eet dat gebakje (niet iedere keer, dat is slecht voor je gezondheid), zapp langs alle kanalen op je tv of knuffel 5 minuten met je goudvis. Heb je al vier pomodoro’s gedaan? Dan mag je een lange pauze nemen tussen de 15 en 30  minuten. Heerlijk moment om even naar buiten te gaan voor een frisse neus. 

Klaar voor de volgende ronde?

Je bent nu opgeladen en klaar voor weer 25 minuten knallen. Herhaal deze sessie net zo lang tot het werk van je lijstje klaar is, of het tijd is om naar huis te gaan. Simpel toch?

Waarom het werkt?

Met deze techniek hoef jij je aandacht maar 25 minuten vast te houden. Dit zorgt voor focus en minder afleiding. Heb je langere taken en een aandachtsspanne die het beter volhoudt? Dan kun je er ook voor kiezen om 50 minuten te werken en 10 minuten pauze te houden. 

Fun fact

Je vraagt je nu waarschijnlijk al de hele tijd af waar die tomaat toch vandaan komt? Dat heeft te maken met de bedenker van deze techniek: de Italiaan Francesco Cirillo. Hij gebruikte een kookwekker in de vorm van een tomaat om de tijd te bepalen. Het hielp niet alleen bij het plannen van zijn eigen werkzaamheden. Ook zijn omgeving kon zien dat hij middenin een ‘werkperiode’ zat en lieten hem ongestoord zijn gang gaan. 

2. We gaan nog een stapje verder met de klassieker Eat that frog

Hiervoor heb je nodig:

• blanco papier / of digitaal vel
• Kennis van het alfabet
• Kikkers mag je in de vijver laten

Nog zo’n tool met een rare naam. Deze dankt hij aan een quote van schrijver Mark Twain: “wanneer jij je dag begint met het eten van een levende kikker, kun je met een voldaan gevoel de dag doorkomen, wetende dat dat waarschijnlijk het ergste was dat je die dag zou overkomen.”  Dit was het uitgangspunt van bedenker Brian Tracy om onderscheid te maken tussen belangrijke (kikkers) en nutteloze (kikkervisjes) doelen.

Deze tip is gericht om uitstelgedrag te voorkomen. Je weet wel, dat ene grote ding waar je eigenlijk al lang aan had moeten beginnen, maar toch doe je er niks mee. Want stel dat je faalt en iedereen ziet jouw onkunde, of erger nog; het blijkt een groot succes te zijn. Veel mensen vinden het daarom veiliger om zich bezig te houden met kleine, alledaagse en onbelangrijke taken.

Wil je daadwerkelijk dat ene grote project aanpakken, dan moet je prioriteiten stellen. Kikkers van de kikkervisjes scheiden zoals Tracy dat noemt.

Bepaal je kikkers

Belangrijk is om je doel duidelijk te bepalen. Schrijf dit voor jezelf op en maak dit specifiek. Dat doe je door er bijvoorbeeld een tijdslimiet aan te koppelen en het zo concreet mogelijk te omschrijven. Maak vervolgens een lijst van stappen die je moet nemen om het doel te bereiken. Schrijf alle stappen op, ook de stappen die je zo klein en onbenullig acht dat je ze weg kunt laten. Je brengt het hele proces in kaart.

Waarschijnlijk heb je een hele waslijst aan taken op het moment dat je klaar bent. Schrik niet, daar gaan we onze kikkers van de kikkervisjes scheiden. Welke taken zijn hoogwaardig en wat is in principe nutteloos. Bepaal voor iedere taak hoe belangrijk deze is en wat de impact hiervan op jouw doel is. Zowel op korte als lange termijn. En verdeel ze volgens de ABCDE-methode.

Ken je alfabet

• A-items; taken die je moet doen. Jouw grootste kikkers zogezegd. Kies er maximaal 3 uit.
• B-items zou je moeten doen, maar als je ze vandaag niet doet, breekt de pleuris niet uit. We noemen ze belangrijke kikkervisjes.
• C-items zijn fijn als ze gebeuren, maar nodig is het niet. Deze komen pas aan de orde als A- en B-items zijn gedaan.
• D-items delegeer je gewoon. Jouw prioriteit ligt immers bij A-taken.
• E-items elimineer je direct. Deze onbenullige kikkervisjes leiden je alleen maar af van je doel. 

Pak die dikke kikker in z’n nekvel

Creëer tijd voor jezelf om aan de belangrijkste taak te werken. Plan dit in de ochtend zodat je uitstelgedrag voorkomt. En rond deze taak volledig af voordat je aan een volgende stap begint. Hoeveel goede ideeën je ook hebt en hoe verleidelijk het ook is om aan iets nieuws te beginnen. Geen halfbakken werk afleveren, want voor je het weet zit je met een lading half-afgewerkte ideeën, maar is er nog geen klus geklaard.
 

Bekijk al onze blogs

Gerelateerde artikelen

Blog: tien tips om jouw doelen te bereiken
Met timemanagement krijg je meer gedaan in minder tijd. Misschien houd je hierdoor zelfs wel tijd over om nieuwe doelen te stellen. Lees deze blog om te leren hoe je die doelen vervolgens ook écht haalt.

Blog: een nieuwe baan in 6 stappen
Ben je op zoek naar een nieuwe baan? Deze zoektocht bestaat vaak uit ongeveer dezelfde stappen. Lees deze blog en ontdek welke stappen dit zijn.