01 september 2022

Wat doet een payrollpartij (niet)?

Je bent toe aan de volgende stap voor je onderneming, maar werkgever zijn of blijven zie je nog niet zitten. Dus kies je voor payrolling. Jij zorgt zelf voor een medewerker, die exclusief bij jou komt werken, maar die onder het werkgeverschap van de payrollpartij valt. Zo kun je genieten van de voordelen van extra mankracht zonder de risico’s van het werkgeverschap.

Het kan zijn dat je onzeker bent over het uit handen geven van je personeelsbeheer. Je wilt natuurlijk wel het beste voor ‘jouw mensen’ en zeker weten dat alles voor hen goed geregeld is. Voordat je met een payrollpartner in zee gaat, is het handig om te weten wat deze nou precies van je overneemt en wat niet. In deze blog leggen wij je uit wat een payrollorganisatie voor jou en de medewerkers doet. En vooral ook wat niet.

Inhoud

Allereerst: hoe werkt payrolling?

Payroll is het Engelse woord voor loonlijst. En dat is precies waar het om draait met payrolling. Als ondernemer zet je een, door jou geworven, medewerker bij een payrollorganisatie op de loonlijst. De payrollpartij wordt daarmee werkgever en neemt de juridische- en administratieve verplichtingen over die horen bij het werkgeverschap. De payrollpartner leent vervolgens de medewerker exclusief aan jou uit. Het aansturen van de medewerker op de werkvloer doe je gewoon zelf.

Passende arbeidsvoorwaarden voor payrollmedewerkers

Wanneer je het werkgeverschap overdraagt aan een payrollpartij heb je geen omkijken meer naar de personeelsadministratie. Je hebt niet voor niets een extra (HR-) hulp in huis gehaald. Dat begint met het aanbieden van de arbeidsovereenkomst. Payrollmedewerkers hebben recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als personeel in eigen beheer. Dus volgt de payrollpartner de cao die op jouw bedrijf van toepassing is en/ of jouw arbeidsvoorwaardenreglement wanneer hij de arbeidsovereenkomst opstelt. Dit zorgt dat de medewerker krijgt waar hij recht op heeft.

Tijdig betalen van loon dankzij een goede salarisadministratie

Juiste inschaling van de medewerker is de eerste stap, maar zorgen dat hij zijn loon tijdig ontvangt is een belangrijke tweede. Daarom neemt de payrollpartij ook de salarisadministratie voor haar rekening. Gewerkte uren worden verwerkt en omgezet in salaris voor de medewerker. Door ingevulde uren secuur en tijdig te verwerken, ontvangt de medewerker snel het correcte salaris op de rekening.

Vergeet ook niet dat er meer bij komt kijken dan alleen salarisbetaling. Het gaat ook om het juist toepassen van de voor jouw organisatie geldende cao bij bijvoorbeeld feestdagen. Is afgesproken dat medewerkers dubbel betaald krijgen, of is het een verplichte vrije dag? De payrollpartij zorgt dat alles volgens de regels gaat. Hetzelfde geldt voor toeslagen.

Voor bijbehorende loonstroken en jaaropgaven zorgen ze ook. Dus dan weet je dat dat geregeld is. Het enige wat jij in dit proces hoeft te doen, is de uren van de medewerker invoeren of goedkeuren.

Zekerheid in afdrachten met gecertificeerde payrollorganisaties

De payroll partij betaalt ook de bijbehorende loonheffingen en sociale verzekeringspremies. Gebeurt dit niet dan kan de Belastingdienst bij jou als inlener verhaal komen halen. Daarom is het verstandig om te zoeken naar een partner met het SNA-keurmerk. De Stichting Normering Arbeid (SNA) controleert bedrijven die het keurmerk dragen namelijk regelmatig op het naleven van hun verplichting uit arbeid. Zo ben jij verzekerd van een betrouwbare payrollpartner.

Verlof en vakantiedagen met payroll

Ook payrollmedewerkers willen wel eens een dagje vrij. Als eerste komt de medewerker met een verzoek tot verlof bij jou, zijn dagelijkse leidinggevende. Want alleen jij weet of er ruimte is voor vrije tijd. Ben jij akkoord dan kan de medewerker het verzoek indienen in een digitale portal bij de payrollpartij. Omdat de administratie daar ook al ligt, kunnen zij direct zien of de medewerker nog verlof heeft staan. En wordt dit meegenomen in de verloning van die periode.

Begeleiding bij ziekte en verzuim

Wanneer een payrollmedewerker ziek is, laat hij dit zowel aan jou als aan jouw payrollpartner weten . Dan kan de partij waarmee jij samenwerkt in het systeem aangeven dat de medewerker (tijdelijk) niet werkt. Mocht blijken dat het gaat om langdurig verzuim dan nemen zij de verzuimbegeleiding op zich. En zullen zij de juiste instanties inschakelen. Omdat jij als opdrachtgever een belangrijke rol speelt in de werksituatie nemen ze jou mee in het proces om de medewerker weer snel aan het werk te krijgen.

In de tussentijd betaalt de payrollpartij het ziekengeld uit aan de medewerker. Het percentage uit te betalen ziekengeld komt overeen met wat er afgesproken is in jouw cao en/ of arbeidsvoorwaardenreglement. Zodra de medewerker weer aan het werk kan en deze beter gemeld staat in het systeem krijgt hij de gewerkte uren weer voor 100 procent uitbetaald.

Wijzigingen: geen probleem voor een payrollpartij

In de periode dat een payrollmedewerker bij jou aan het werk is, kan er veel veranderen op HR gebied. Wetswijzigingen, cao aanpassingen en arbeidsovereenkomsten die op het punt staan af te lopen. Dan is het prettig om een partner te hebben die dit allemaal voor je bijhoudt. Een payrollorganisatie is zo’n partner. Die is op de hoogte van de laatste wet- en regelgeving en past deze kennis direct toe. Moet het contract van een medewerker verlengd worden dan neemt het payrollbureau daarover contact met je op. Samen bepalen jullie wat de beste vervolgstap is.

Het payrollpensioen

Er komt een tijd dat de payrollmedewerker van een verdiende oude dag mag genieten. Maar tot die tijd zorgt de payrollpartij dat het pensioenpotje goed wordt gespekt. Net als met de arbeidsvoorwaarden is er namelijk geen onderscheid tussen de payrollmedewerker en personeel in eigen beheer als het gaat om pensioenopbouw. Is er geen aansluiting met een pensioenfonds mogelijk in jouw sector? Dan regelt de payrollorganisatie een gelijkwaardige pensioenregeling.

Ontslag is ook bij payroll mogelijk

Je hoopt het natuurlijk nooit, maar mocht het zover komen dat je een payrollmedewerker wilt ontslaan dan is het volgende belangrijk: Payrollmedewerkers hebben dezelfde ontslagbescherming als medewerkers die rechtstreeks bij jou in dienst zijn. Je moet dus een goede reden hebben om een medewerker te ontslaan. Jouw payrollpartner kan je helpen om dit in goede banen te leiden.

Daarnaast heeft de medewerker recht op transitievergoeding. Hoeveel dat is hangt af van de periode dat de medewerker in dienst is geweest. De payrollorganisatie, als werkgever moet deze transitievergoeding betalen. Vaak is deze vergoeding onderdeel van de kostprijs, zodat jij hiervoor de rekening niet gepresenteerd krijgt.

Wat jij moet doen bij payroll

Het belangrijkste wat een payrollpartner niet doet, is het vinden van de juiste mensen voor jouw organisatie. Jij bepaalt dus wie er bij jou aan de slag gaat. Je zoekt zelf een geschikte kandidaat en houdt sollicitatiegesprekken. Uiteindelijk draag je de door jouw geworven kandidaat aan bij de payrollpartij. Daarnaast ben jij het aanspreekpunt voor de medewerker over alles wat er op de werkvloer gebeurt. Jij hebt de dagelijkse leiding. Een payrollpartij is als back-up beschikbaar voor bijvoorbeeld juridische of financiële vragen.

Conclusie: geniet van extra hulp zonder dat je risico loopt

Als je op zoek bent naar een personeelsvorm waarin de medewerker jouw arbeidsvoorwaarden krijgt ook al staat hij niet op jouw loonlijst en je geen zorgen hebt over risico’s. En wil je verzekerd zijn van een partner met de laatste kennis over wet- en regelgeving? Dan is payroll iets voor jou. Een payrollpartij is een partner die (op de achtergrond) zorgt dat alles rondom personeel goed voor jou geregeld is. En risico’s van je overneemt zodat jij je ongestoord kunt focussen op (de groei van) jouw bedrijf.

Ontdekken of payroll iets voor jou is? Kijk op onze payrollpagina en lees alle voorwaarden rustig door. Of neem direct contact op via met een van onze accountmanagers om vrijblijvend te horen hoe een payrollpartner jouw bedrijf verder helpt.

Neem contact op

Afspraak maken personeelsoplossingen

Een goed gesprek met iemand die alles weet over personeelsoplossingen. Meer weten over de mogelijkheden en dienstverleningen of een aanbod vergelijken? Wij komen graag en vrijblijvend bij je langs.

Gerelateerde artikelen

Blog: Payroll en uitzenden: wat is het verschil en is het iets voor mij?
Payroll is niet de enige personeelsoplossing voor ondernemers die de werkgeverschap liever (nog) niet dragen. Ook uitzenden kan dan interessant zijn. Maar wat is eigenlijk het verschil tussen payroll en uitzenden? Dat zetten we in deze blog overzichtelijk voor je op een rij. Zo kun jij inschatten of één van deze oplossingen past bij jouw bedrijf en welke dan de voorkeur heeft.

Blog: wat doet een uitzendbureau (niet)?
Je overweegt om samen te werken met een uitzendbureau. Maar voor je een samenwerking start wil je precies weten wat de rolverdeling is. In deze blog beschrijven we welke taken en verantwoordelijkheden het uitzendbureau van je overneemt én benoemen we wat je nog zelf moet regelen.